من أول مادة على الرف.
لحد استهلاك ذكي يتعلم من واقع فروعك.

افهم النظام في دقيقة واحدة

إدارة المخزون في MaxDent ليست مجرد رقم للكمية. كل مادة موجودة في مخزن، وكل دخول أو خروج يتحول إلى حركة محفوظة، ويمكن تتبع الدُفعات والصلاحية والجرد، ثم ربط الاستهلاك بالعلاج عند تفعيل Smart Consumption.

التبويبات الأساسية داخل صفحة المخزون

تفعيل إدارة المخزون لأول مرة

1. افتح الإعدادات في MaxDent Enterprise.
2. ادخل إلى إعدادات مخزون Enterprise.
3. فعّل إدارة المخزون Inventory.
4. في البداية اترك Smart Consumption مغلقًا حتى تضبط المواد والأرصدة.
5. فعّل تنبيهات الصلاحية للمواد التي تريد متابعتها.
6. راجع عدد أيام تنبيه الصلاحية؛ القيمة الافتراضية العملية هي 60 يومًا ويمكن تعديلها حسب سياسة المنشأة.

هل يمكن إيقاف Inventory لاحقًا؟

نعم، الميزة اختيارية. لكن لا تستخدم التشغيل والإيقاف عشوائيًا إذا كانت لديك علاجات سبق أن خصم Smart Consumption مواد بسببها؛ لأن أي إلغاء لاحق للعلاج قد يحتاج Inventory لإرجاع الكمية بصورة صحيحة.

المخازن والفروع: Main أم Branch أم Extra؟

لا يوجد إجبار على المرور بالمخزن الرئيسي

يمكن التوريد مباشرة لأي مخزن، كما يمكن التحويل Main ↔ Branch أو Branch ↔ Branch وفق الصلاحيات. Main Store أداة تنظيمية وليس بوابة إجبارية.

Primary Branch Store — المخزن الأساسي للاستهلاك

إذا كان الفرع لديه أكثر من مخزن، حدد Primary Branch Store واضحًا. هذا هو المخزن الذي يخصم منه Smart Consumption علاجات ذلك الفرع. وجود Extra Warehouses لا يتعارض مع ذلك.

إضافة المواد بطريقة تمنع أخطاء الرصيد

1 — الاسم

استخدم اسمًا واضحًا يمكن للفريق تمييزه بسرعة، مثل Composite A2 أو Bonding Agent.

2 — SKU

كود داخلي ثابت يساعدك في البحث والتقارير، مثل COMP-A2-001.

3 — الفئة

قسّم المواد إلى مجموعات منطقية مثل Restorative / Endodontic / Impression / Anesthesia / Sterilization / Disposables.

4 — Base Unit — أهم خانة

اختر الوحدة التي سيُدار بها الرصيد فعلًا: g، ml، piece، cartridge… إلخ.

5 — الحد الأدنى

حدد Minimum Stock لكل مادة. عندما يصل الرصيد إلى الحد أو أقل، تظهر المادة كرصيد منخفض لتعرف ما الذي يحتاج طلبًا جديدًا.

6 — التعديل لاحقًا

يمكن للمستخدم المخول تعديل البيانات التشغيلية المدعومة مثل الاسم والفئة والحد الأدنى وبيانات المخزن أو المورد، بدون كسر سجل الحركات التاريخي أو تغيير هوية السجلات القديمة.

الحركات اليومية الست: استخدم الحركة الصحيحة للسبب الصحيح

متى أستخدم Adjustment ومتى أستخدم Count؟

Adjustment عندما تعرف السبب بالضبط: «وصلت كمية ونسينا تسجيلها». أما Count عندما تريد أن تقارن النظام بالحقيقة الموجودة على الرف وتثبت الرصيد الفعلي.

الدُفعات والصلاحية وFEFO

لو المادة لها صلاحية، فعّل تتبع الصلاحية. عند التوريد تسجل Batch Number + Expiry Date + Quantity.

ما معنى FEFO؟

First Expire, First Out: عند الصرف الطبيعي يفضّل النظام الكمية الأقرب انتهاءً أولًا، لتقليل الهالك بسبب انتهاء الصلاحية.

ماذا أفعل عندما تنتهي Batch؟

المادة المنتهية لا تستخدم في الصرف الطبيعي ولا Smart Consumption. استخدم مسار Waste / Expired Disposal أو Adjustment المناسب للتخلص منها، وستظهر الـBatch بوضوح كمنتهية مع تحذير قبل التأكيد.

الجرد: اللحظة التي يصبح فيها الواقع هو الحكم

الجرد يقارن ما يتوقعه MaxDent بما وجدته فعليًا على الرف، ثم يصحح الرصيد مع الاحتفاظ بسبب الفرق وتاريخه.

Quick Count

لعدد محدود من المواد تريد مراجعته بسرعة.

Full Count

لجرد المخزن كاملًا، مثل نهاية الشهر أو تغيير مسؤول المخزن.

اختر سبب الفرق بدقة

بدأت جردًا بالخطأ؟

طالما الجرد ما زال Draft/Open، استخدم إلغاء الجرد. الإلغاء لا يعدل المخزون ولا ينشئ Adjustment، والجرد المكتمل لا يُلغى بهذه الطريقة.

الموردون وأوامر الشراء والاستلام

1. أضف المورد وبيانات الاتصال والملاحظات.
2. أنشئ Purchase Order وحدد المخزن الذي سيستلم المواد.
3. أضف المواد والكميات والأسعار.
4. اعتمد الطلب ليصبح Ordered.
5. عند وصول الشحنة استخدم Receive.
6. لو وصل جزء فقط، سجل الكمية الفعلية وسيظل الطلب Partially Received.
7. عندما تصل الكمية المتبقية يتحول إلى Received.

إذا كانت المادة تتبع الصلاحية، أدخل Batch وExpiry أثناء الاستلام. ويمكن عند الحاجة تسجيل مصروف مالي مرتبط بالاستلام حتى يبقى المخزون والمصروف مرتبطين بعملية واحدة.

Smart Consumption: الخصم يحدث عند تنفيذ العلاج فقط

بدل ما يسجل الطبيب أو السكرتارية استهلاك المواد يدويًا بعد كل علاج، تربط الإجراء بالمواد مرة واحدة وتحدد متوسط الاستهلاك. بعدها يخصم MaxDent تلقائيًا عندما يصبح العلاج Done / Executed.

متى لا يحدث الخصم؟

• عند إنشاء خطة علاج.
• عند إضافة الإجراء أو تحديد السعر.
• عند حجز الموعد.
• عند فتح ملف المريض.

العلاج الواحد يمكن أن يستهلك عدة مواد

من أي مخزن يخصم؟

من Primary Branch Store الخاص بالفرع الذي تم فيه العلاج. لا يذهب تلقائيًا إلى مخزن فرع آخر أو Main Store لمجرد أن الرصيد هناك أكبر.

ماذا لو الرصيد غير كافٍ؟

لا يجب أن يصبح العلاج «Done» بينما المخزون فشل في الخصم ويترك النظام بحالتين متناقضتين. عند فشل شرط أساسي، يتم رفض العملية حتى تصحح المخزون.

ماذا لو ألغيت تنفيذ العلاج؟

عند Revert للعملية المنفذة، يعيد MaxDent الكمية التي سبق خصمها بصورة محمية من Double Return، ويحاول الحفاظ على أثر الـBatch الذي خرجت منه الكمية.

القيم العلمية المقترحة: نقطة بداية وليست أمرًا إجباريًا

عندما تتوفر في مكتبة MaxDent قيمة بحثية أو مرجعية مناسبة للمادة/الاستخدام، تظهر للمستخدم كـاقتراح افتراضي قابل للتعديل. الهدف أن تبدأ من رقم مسؤول بدل التخمين، مع بقاء القرار التشغيلي للعيادة.

يمكنك تعديل القيمة

إذا اقترح MaxDent قيمة ووجدت أن طريقة العمل في عيادتك تحتاج نقطة بداية مختلفة، احفظ Clinic Custom Value. لا يتم محو المرجع العلمي الأصلي؛ القيمة المخصصة تبقى منفصلة.

ماذا لو لا توجد قيمة موثوقة؟

لا يخترع MaxDent رقمًا. بعض المواد تعتمد بشدة على المنتج أو الحالة السريرية أو طريقة الطبيب، ولذلك تبدأ Manual أو تعرض Range/Reference فقط.

التعلم حسب الفرع: كل فرع يتعلم من واقعه

كل فرع يبدأ عادة بـBranch Learning Factor = 1.00. بعد وجود بيانات كافية وجرد حقيقي، يمكن تعديل العامل تدريجيًا بدل تغيير الـBaseline الأصلي.

ما الذي يدخل التعلم؟

فقط فروق الجرد التي صنفتها بصورة صحيحة كـاستهلاك طبيعي. الهالك، السرقة، المنتهي، الخطأ الإداري والتوريد غير المسجل لا يجب أن يعلّموا النظام.

هل التغيير مفاجئ؟

المفترض أن يكون تدريجيًا مع Guardrails، حتى لا يتحول جرد شاذ واحد إلى استهلاك غير منطقي.

Reset Learning

إذا تغير نمط العمل جذريًا أو أردت بداية جديدة، يمكن للمستخدم المخول إعادة عامل التعلم إلى الأساس بدون حذف الـBaseline المرجعي نفسه.

التقارير والصلاحيات: من يرى ماذا؟

التقارير الرئيسية

قيمة المخزون تقدير تشغيلي مفيد وليست بديلًا عن نظام Cost Accounting متقدم.

الصلاحيات

لا يلزم أن يرى كل موظف كل شيء. يمكن فصل صلاحيات مشاهدة المخزون، الإدارة، المشتريات، التقارير والإدارة المركزية، مع بقاء عزل الفروع في Enterprise.

قواعد تشغيل آمنة تمنع أكثر الأخطاء شيوعًا

قبل إيقاف Smart Consumption

يمكن إيقاف الخصم الذكي مع بقاء Inventory نفسه يعمل؛ الحركات والجرد والموردون تستمر، لكن لا توجد خصومات علاجية جديدة.

قبل إيقاف Inventory بالكامل

تأكد من عدم وجود عمليات علاجية حديثة قد تحتاج Reversal لكمية سبق خصمها. لا تجعل تشغيل/إيقاف Inventory جزءًا من العمل اليومي المعتاد.

سيناريو كامل — عيادة تبدأ من الصفر

1. فعّلت Inventory فقط.
2. أنشأت Cairo Store وربطته بالفرع وحددته Primary.
3. أضفت Composite بوحدة g وحد أدنى 10 g.
4. قست الموجود فعليًا وأدخلت 50 g.
5. أضفت Batch A101 = 20 g وA202 = 30 g بتواريخ الصلاحية.
6. بعد الاستقرار ربطت Composite Restoration بالمواد المطلوبة.
7. فعّلت Smart Consumption.
8. نفّذت 100 علاج خلال الشهر.
9. نفّذت جردًا دوريًا، ووجدت فرقًا طبيعيًا صغيرًا.
10. صنفت الفرق «استهلاك طبيعي» فدخل ضمن تعلم الفرع تدريجيًا.

سيناريو مؤسسة بثلاثة فروع

يمكن أيضًا أن يستلم أي فرع مباشرة من المورد. كل فرع يتعلم استهلاكه مستقلًا، ولا تُخصم علاجات القاهرة من مخزون الجيزة.

أسئلة شائعة